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    Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

    Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade - Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

    É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.

    Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

    Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

    Documentos trabalhistas

    O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

    Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.

    Para a elaboração da folha de pagamento:

    Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

    • Atestados Médicos;
    • Dados para lançar na folha de pagamento;
    • Faltas;
    • Hora extras;
    • Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

    Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

    • Salários;
    • Pró-labore;
    • Férias;
    • Vale Transporte;
    • Vale Refeição;
    • Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

    Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.

    Documentos Fiscais

    Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:

    • Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
    • Conhecimento de transporte;
    • Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
    • Arquivos Eletrônicos:  Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

    É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.

    Outros documentos para a contabilidade do negócio 

    Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

    • Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
    • Extratos bancários;
    • Extrato de aplicação financeira;
    • Extrato de cartão de crédito;
    • Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
    1. Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
    2. Boletos diversos;
    3. Comprovante de aquisição de bens;
    4. Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

    Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

    Fonte: Jornal Contábil

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