Nota Fria: Saiba como evitar e quais as penalidades

A maioria das pessoas tem dificuldade em reconhecer quando uma nota fria é emitida, e isso é um grande problema, pois podem afetar diretamente sua empresa e te gerar bastante problemas.

Elas são geradas no momento em que se declara a prestação de algum serviço ou a venda de algum produto que nunca aconteceu.

É um ato bastante comum e geralmente ocorre quando se tem o objetivo de sonegar impostos, lavar dinheiro ou se proteger em esquemas de roubo.

Em nosso artigo, vamos falar  sobre o que é a nota fria e quais problemas e prejuízos podem trazer para você e sua empresa e como evitar esse tipo de problema.

A nota fria

Nada mais é que um crime onde a pessoa emite uma nota fiscal falsa. Geralmente se declara a prestação de algum serviço ou a venda de algum produto que nunca ocorreu.

Além da nota fria ser totalmente fraudulenta, outra modalidade deste mesmo crime é a nota calçada, que é basicamente a diferença entre a via do vendedor quanto a do comprador, seja em relação ao preço, descrição do produto, etc.

Com o uso da NF-e (Nota Fiscal eletrônica), esse tipo de crime ficou muito mais difícil de se aplicar, pois a certificação é certificada pela SEFAZ de sua cidade.

A nota fria também é usada para outros esquemas como repasse de propina para empresas de consultoria ou empreiteiras, que atuam de fachada utilizando os “laranjas” para emitir essas notas, assim justificando o envio de dinheiro, que na verdade é suborno.

Elas também são usadas para acompanhar esquemas de roubo, tipo, a empresa A envia a mercadoria para a empresa B, mas emite a nota em nome da empresa C e caso a empresa C não aja de forma rápida, vai acabar pagando multa e prestando contas à Receita, mesmo não participando desse esquema.

Também, caso a NF-e seja emitida com os itens errados, como por exemplo, a empresa pode ter inconsistência na conferência entre Notas x Estoque.

Caso chegue em sua empresa uma quantidade de produtos diferente do que está descrito na NF-e, pode acabar acarretando o fechamento errado.

Lembrando também que caso ocorra fiscalização do Governo em sua empresa e ele exija o XML da Nota e sua empresa não a possua, ela chegará terá que pagar multa por XML perdido.

Como descobrir se a nota fiscal é fria?

É feito através de checagens constantes das NF-es emitidas através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no site da SEFAZ de sua cidade e com isso o gestor consegue verificar se a nota emitida contra sua empresa está correta, assim informando ao FISCO sobre a ciência da operação, sua confirmação e também o registro das operações não realizadas e também o desconhecimento da mesma.

Uma maneira de se prevenir da nota fiscal fria é a empresa utilizar o desconhecimento da operação, assim sinalizando ao FISCO que algo está errado, se eximindo da responsabilidade em relação à transação constante da NF-e.

Mas lembre-se, o processo de checagem é bastante demorado, tomando muito tempo do setor fiscal de sua empresa, pois a consulta na SEFAZ é realizada nota por nota.

Que providência tomar quando descobrir a nota fria

O ideal é entender o que deve ser feito caso você encontre alguma NF-e emitida de forma indevida contra a sua empresa.

O ideal é verificar o nome do emitente em seu CNPJ, inscrição estadual, na descrição dos serviços e produtos, também a quantidade e valores envolvidos, de modo a ter certeza se isto fica de acordo com o que foi acordado.

É necessário também rejeitar a nota fiscal no SEFAZ por meio do Manifesto do Destinatário (MD-e).

Ele é um aplicativo online da Secretaria da Fazenda, utilizado para realizar manifestações sobre uma NF-e que foi emitida contra sua empresa.

Através deste sistema é possível registrar as seguintes ocorrências:

• Ciência da emissão;

• Confirmação de operação;

• Desconhecimento da operação;

• Operação não realizada.

O ideal é você colocar a ocorrência indicada é a “Desconhecimento da operação”, onde você informa aos órgãos fiscalizadores que não reconhece como verdadeira a operação descrita na NF-e.

Também tenha em mente que as outras empresas que você faz negócios e parceiros, sejam considerados empresas ativas, ou seja, um empreendimento que opera normalmente e que esteja de forma regular, seguindo as legislações tributárias e fiscais brasileiras.

Como evitar a nota fria?

O principal é você se lembrar que sua empresa deve estar com seus processos fiscais em dia.

A consulta e o monitoramento de suas notas é fundamental para se prevenir contra fraudes.

A transparência nos processos fiscais é o principal ponto que sua empresa precisa ter:

• Consultas frequentes das NF-es: Para se prevenir de fraudes, você pode consultá-las para ter um acompanhamento detalhado das notas que são emitidas contra o seu CNPJ. Geralmente os softwares de emissão permitem essa busca detalhada por lotes, assim evitando a enrolação de trabalhos manuais. Também é possível realizar essa busca pela SEFAZ de sua cidade, só que é mais complicado.

• Download do XML: Uma forma de prevenir esse problema na sua empresa é quando você tem os XMLs baixados automaticamente de todas as NF-es que foram emitidas contra sua empresa.

Quais são as penalidades da Nota Fria?

Ela pode ser enquadrada em diferentes tipos penais, dependendo da forma de como sua emissão é organizada.

De acordo com o Código Penal, o artigo 172 diz que é crime a emissão de fatura, duplicata de venda que não corresponda à mercadoria vendida ou de serviço prestado, tendo pena de 2 a 4 anos de prisão e multa.

Entretanto, geralmente o esquema de emissão de nota fria é acompanhado de criminosos sofisticados.

Muitos desses esquemas são projetados para transferir créditos ilegais de ICMS, assim como sonegar tributos federais.

Além da pena por crime, a sua empresa ainda pode sofrer sanções como:

• Baixa ou inaptidão do CNPJ de ofício pela Receita Federal;

• Cancelamento da inscrição Estadual;

• Impossibilidade de participar de licitações;

• Multas de 150% sobre o valor do tributo.

Com isso, dá pra se perceber que essa fraude não atinge só as grandes empresas, contanto que tenha CNPJ, tanto pequenos, quanto médios e grandes empresários podem ter problemas com a falta de atenção na organização fiscal.

Os prejuízos das notas frias

Não se sabe ao certo, pois sua contabilidade não é confiável devido a operarem na clandestinidade, sendo um motivo óbvio.

Como exemplo, em maio de 2018, a Receita Federal havia instalado 298 procedimentos fiscais contra as empresas que colaboraram com acionistas do Grupo J&F (dono da JBS).

A empresa Rico Táxi Aéreo, por exemplo, foi citada como tendo emitido R$ 6 milhões em notas frias usadas para repassar propina.

Ou seja, o valor que circula em notas frias anualmente no país, atinge tranquilamente a casa dos bilhões de reais.

Transferindo a titularidade da nota fiscal

Como já falado, a nota fiscal fria ou emitida em nome de outra pessoa é considerada crime, sendo que quando esta nota é fiscal é autorizada pela SEFAZ, ela não poderá sofrer qualquer alteração ou modificação em seu conteúdo, pois vai invalidar a sua assinatura digital.

No entanto, algumas saídas são possíveis:

• Algumas condições permitem o cancelamento da NF-e, através da geração de arquivo XML específico para esse meio. Da mesma maneira que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizada pelo SEFAZ.

• Dependendo da ocasião, você também pode emitir NF-e complementar ou NF-e de ajuste, dependendo do caso.

• Corrigir erros em campos específicos da NF-e através da CC-e (Carta de Correção Eletrônica), transmitida para a SEFAZ. Lembre-se que nesta modalidade, a emissão foi implantada na maioria dos estados e é obrigatória a partir de 01/07/2012, não sendo permitido o uso da Carta de Correção em papel que era normatizada no Ajuste SINIEF 01/07.

Software a seu favor

As notas fiscais falsas merecem atenção total em sua empresa, pois devido a minúcias e detalhes a gestão fiscal é um assunto complicado, então é fundamental saber como lidar com a situação para não ter problemas.

A emissão de Notas Frias podem ocasionar diversos problemas para sua empresa, podendo levar até para a cadeia, também causando graves prejuízos a sua empresa, levando a perdas irreparáveis.

Caso sua empresa receba notas frias, ela também pode ser penalizada pelo FISCO conforme a apuração de créditos tributários.

É extremamente importante que seu controle fiscal seja aprimorado a fim de prevenir e evitar esse tipo de fraude.

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